Документы, относящиеся к коммерческой тайне

Цель любого бизнеса – прибыль, стабильность, расширение. Для запуска этого механизма важен не только хороший план по развитию компании, но и уникальные наработки, неизвестные другим. Такая конфиденциальная информация, которая позволяет фирме извлекать экономическую выгоду, называется «коммерческая тайна». Но как защитить секретные сведения, и какая ответственность предусмотрена за их раскрытие, – расскажем в этой статье. 

В чём разница между коммерческой тайной и другими видами конфиденциальной информации?

Коммерческую тайну иногда путают с другими видами секретных данных. Самое главное отличие заключается в области ее использования. Первая проявляется именно в бизнес-сфере, в то время как вторая – в любой другой, не связанной с извлечением прибыли.  

Например, служебная тайна, связана с деятельностью органов власти и не имеет никакой коммерческой ценности. Также и с другой секретной информацией, будь то врачебная тайна или персональные данные, - от их раскрытия компания никак не пострадает. Отразить разницу можно также в виде таблицы:

 

 

Почему важно установить режим коммерческой тайны?

Установление такого режима позволяет фирме получить ЭКОНОМИЧЕСКУЮ выгоду. Слово «экономическая» выделено здесь не случайно, ведь если закрытые сведения перестанут быть такими, то компания потеряет часть прибыли. 

Например, если в корпорации разработана уникальная формула для улучшения производственных процессов, но конкуренты узнали о ней и воспользовались раньше, то: 

1. Компанию ждут крупные финансовые потери. Это заключается в:  
   -Прямых издержках: затраты на юридическую защиту, аудит и расследование, компенсации клиентам/партнёрам, судебные расходы.          

-Косвенных издержках: снижение продаж и клиентской базы, упущенная выгода, увеличение затрат на кибербезопасность и восстановление систем.

2. Неизбежны репутационные последствия. Это проявляется в потере доверия клиентов и партнёров, ухудшении имиджа бренда, а также снижении конкурентоспособности.
3. Бизнес сопровождают негативные стратегические последствия. Они заключаются в вынужденной переработке бизнес-процессов и систем безопасности, а также в возможном пересмотре условий сотрудничества и смене партнёров.

3 основных цели установления режима секретности:

- рост прибыли;

- увеличение конкурентоспособности;

-минимизация убытков при раскрытии сведений. 

Именно поэтому для процветания бизнеса необходимо знать, какими способами можно защитить тайны фирмы.

Меры защиты и хранения коммерческой тайны

1) Определите список конфиденциальных сведений. Помните, что они должны иметь экономическую направленность и не быть известны другим лицам.

2) Разработайте и утвердите «Положение о коммерческой тайне». В этом акте следует указать: 

- кому разрешена работа с секретными сведениями;

- в каком месте они хранятся;

- какие действия считаются разглашением;

- санкции за распространение сведений.

3) Лиц, которые будут работать с секретными сведениями, ознакомьте с утвержденным Положением. После чего они должны расписаться на последней странице в листе ознакомления.

4) Введите журнал контроля сотрудников с их подписями.  В данном случае при каждом запросе доступа работники расписываются напротив своего ФИО, что позволяет отслеживать и фиксировать процесс получения данных и пресечь попытки шпионажа.

5) Занесите обязательство о неразглашении и наказание за распространение в трудовой договор/договор ГПХ. Чем в большем количестве документов закреплено это правило, тем выше шанс на правовую охрану.

6) На материальных носителях поставьте подпись и печать, а также гриф «Коммерческая тайна» с указанием: 

- полного названия компании или ФИО предпринимателя;

- местонахождения.

Важно! Без этих действий секреты бизнеса юридически не защищены, а значит, при утечке информации виновные не будут наказаны.

Как еще обезопасить бизнес:

• лично разъяснить сотрудникам правила работы с конфиденциальной информацией. Многие подписывают документы не вникая и не понимая, как важен режим тайны для бизнеса. Следствием этого становится утечка информации по невнимательности работников, а значит фирма понесет большие убытки;
• объяснить, как поступать при попытках шпионажа или утечках. В данном случае нужно незамедлительно уведомить руководство и правоохранительные органы;
• проводить ревизии журналов и электронных носителей 2-3 раза в год. При этом важно проверить, что все важные материалы, флешки находятся на месте.
• применять технические средства защиты. Назначьте IT-специалиста, который разработает мощную защиту секретных данных;
• защитить помещения. Обеспечьте вход только через пропуски. Также лучше использовать охрану и видеонаблюдение;
• ввести запрет доступа к таким сведениям работников, в компании дистанционно. Это позволит минимизировать риски утечек важных данных.

Условия для доступа сотрудника к коммерческой тайне

Компания может смело передавать сотруднику доступ к секретным сведениям только если:

1. С таким человеком подписаны документы о неразглашении. 
2. Функционирует налаженный механизм контроля доступа: ведется журнал учета, вход разрешается только с письменного согласия руководителя. 
3. Используются технические меры защиты – шифрование, запрет копирования, блокировка материальных носителей и др.
4. Налажен процесс безопасного удаления и архивирования данных.

Классификация документов, в которых содержится коммерческая тайна

Важно понимать, какие акты относятся к тем, которые имеют экономическую ценность для компании, чтобы защитить их от конкурентов и приумножить доход. 

Условно такие акты можно разделить на 4 группы:

 

Если в вашей фирме имеются такие документы, то следует обезопасить доступ к ним. Нужно определить содержание акта, в котором содержится тайна, поскольку от этого напрямую зависит его юридическая защита. Итак, в нем необходимо указать:

1. Название, номер, дату и владельца коммерческой тайны.
2. Уровень секретности (указывается гриф «Коммерческая тайна») и краткое описание цели. 
3. Организационные и технические меры: доступ по Need-to-know, NDA/DSA, MFA, шифрование, ограничение копирования.
4. Кто имеет доступ к акту, и условия передачи другим лицам.
5. Срок хранения, правила архивирования и безопасного уничтожения.
6. Информацию о журналах доступа, мониторинге соблюдения политики.
7. Ответственность за раскрытие содержания.

Положения Федерального закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» 

Закон №98 является основным в области охраны данной области, строгое соблюдение его норм – главный путь к успеху для защиты бизнеса.

1. В ФЗ определено, что к коммерческой тайне относятся только те сведения, которые имеют предпринимательскую ценность. 

Для охраны важно: 

- экономическая ценность для бизнеса; 

- неизвестность третьим лицам; 

- наличие мер охраны со стороны владельца.

2. Но не все сведения  попадают под бизнес-тайну. К таким не относится, например, информация:

- общеизвестная или общедоступная;

- полученная законным из свободного источника;

- содержащаяся в учредительных и иных актах юридического лица, не являющихся секретными в силу закона, например, о количестве сотрудников, об условиях труда.

3. Если сведения попали под критерии коммерческой тайны, то далее важно учесть этапы, без которых она не получит правовую защиту:

- определить список информации, которая считается конфиденциальной;

- ввести меры охраны: организационные (регламенты, NDA), технические (шифрование, безопасность);

- установить порядок посещения секретной информации;
- проинформировать сотрудников и партнеров об условиях охраны

- нанести на носители секретной информации гриф "Коммерческая тайна" с указанием ФИО владельца и места нахождения ЮЛ или ИП.

4. Также закон устанавливает за разглашение экономической тайны ответственность. Исключения составляют случаи, когда разглашение произошло по требованию суда, следственных органов или в рамках должностных обязанностей.

Юридическая ответственность

Наказание за распространение тайны фирмы несёт человек с доступом к ней, который допустил утечку секретных данных.

Работник может понести наказание только в том случае, если:

• Его допустили до работы с КТ 
• Он расписался в «Положении компании о коммерческой тайне». При этом в акте подробно перечисляются сведения, относящиеся к секретным, и сообщаются меры за их распространение
• Работодатель реализовал все действия для охраны тайны.

Что делать при выявлении факта нарушения режима коммерческой тайны?

Даже при соблюдении мер безопасности, в фирме могут обнаружится утечки информации. При этом нужно действовать спокойно, но быстро:

• зафиксировать нарушение и собрать доказательственную базу. Это могут быть скриншоты, показания свидетелей, видео;
• определить причину утечки информации и его источник;
• определить масштаб инцидента;
• рассчитать сумму убытков;
• если же сумма убытков мизерна, то следует принять меры дисциплинарного характера к виновным;
• если нарушение имеет крупный характер последствий – следует обратиться в суд или полицию;

Что ждет нарушителя за разглашение коммерческой тайны?

В зависимости от масштаба разглашения законом предусмотрены меры ответственности от самых незначительных до реального срока лишения свободы:

 

Наказание за утечку конфиденциальной информации, кроме уголовного и дисциплинарного, несет и юридическое лицо при работе с ними и подписания NDA. 

Органы государственной власти также несут ответственность за распространение сведений, если работали с ней во время проверки законности.

Итог

1. Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, которая представляет экономическую ценность для компании.
2. Установление режима КТ помогает защитить секреты компании и привлечь к ответу виновных в случае распространения сведений.
3. За разглашение бизнес-тайны грозит дисциплинарное, административное, гражданское, уголовное наказание. 
4. Для установления режима КТ, рекомендуется выпустить «Положение о коммерческой тайне», применить как организационные, так и технические средства защиты. Только так секретные сведения будут охраняться правом.